El kilometraje y la rentabilidad
En la gestión de flotas vehiculares en Costa Rica, el kilometraje es mucho más que un simple número en el odómetro. Es la métrica principal que determina el desgaste de un vehículo, el consumo de combustible, la necesidad de mantenimiento y lo más importante, el costo final de un contrato de Renting. Fallar en la predicción y el control de costos operativos puede llevar a sobrecargos, afectando directamente la rentabilidad de la empresa.
Una gestión proactiva mediante un plan kilometraje flota es esencial para cualquier empresa que quiera optimizar su movilidad. Se trata de transformar una cifra reactiva en un elemento estratégico que permita evitar sobrecostos kilometraje y mejorar la eficiencia operativa general.
Elementos clave para la gestión estratégica del kilometraje
- Predicción rigurosa: Necesidad de estimar kilómetros del renting con base en datos históricos y operativos.
- Control constante: Implementación de la gestión kilómetros del vehículo mediante telemetría.
- Ajuste proactivo: Utilizar el plan anual flotas para redistribuir cargas y reducir los costos en vehículos individuales.
- Impacto financiero: Evitar la penalización por exceso de kilometraje, el sobrecosto más común en el alquiler de flota de vehículos.
El Kilometraje. Base del contrato de alquiler
El kilometraje es el factor decisivo en los costos asociados y por ende en la cuota de Renting o de rentas mensuales o anuales. Un kilometraje anual más alto implica mayor depreciación, mayor necesidad de mantenimiento preventivo y mayor desgaste de llantas, frenos y otros componentes e insumos. Por lo tanto, el contrato de arrendamiento se basa en una estimación precisa del uso.
La estimación inicial debe ser un proceso de análisis de datos y no una suposición.
Análisis histórico: Revisar los datos de kilometraje de años anteriores, segmentados por tipo de vehículo y por el rol que cumple (ventas, distribución, supervisión, gerencial, etc).
Proyección operativa: Considerar cambios futuros (nuevos contratos, expansión de territorio, cambio de rutas).
Toma de decisiones: Utilizar la cifra resultante para negociar el plan kilometraje flota más adecuado, eligiendo entre planes de 20,000 km, 30,000 km o más al año para evadir costos adicionales al finalizar cada período de contrato.
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¿Cuándo se aplica un sobreprecio por cantidad de kilómetros?
Cuando un vehículo supera el límite de kilometraje contratado al finalizar el contrato, la empresa de alquiler aplica un cargo por kilómetro excedido. Este costo, está diseñado para compensar la depreciación inesperada y el desgaste mecánico adicional. La clave para evitar sobrecostos en kilometraje es una planificación y seguimiento constantes.
La planificación de kilometraje en renting puede no ser algo sencillo sin embargo se puede realizar las revisiones anuales de kilometraje, lo que permite que estos cargos se puedan diluir fácilmente sin necesidad de llegar al final del contrato.
Estrategias operativas para la gestión de kilómetros vehículo
El control de kilometraje flota va de la mano con la optimización de la operación diaria, afectando el gasto de combustible y el desgaste general de los autos. Con la implementación de estrategias se logra una mejora considerable en los controles.
Optimización de rutas y telemetría
La tecnología es una herramienta poderosa en la gestión de kilómetros vehículo. Los sistemas de telemetría y GPS permiten:
Ruteo inteligente
Utilizar software de gestión de rutas para asegurar que los conductores tomen el camino más corto y eficiente, especialmente en zonas de alta congestión como el GAM. Esto reduce riesgos sobre todo para la gestión de contratos con kilometraje limitado.
Monitoreo en tiempo real
Alertar a los gestores de flota cuando un vehículo se desvía de la ruta establecida o acumula un kilometraje excesivo en un periodo corto es parte de la optimización de kilometraje en flotas corporativas.
Eliminación de uso no autorizado
Identificar y eliminar el uso de vehículos fuera de horario laboral o para fines personales y hasta por kilómetros recorridos, lo cual es un factor oculto que infla el plan anual flotas y los límites de kilometraje en renting de flotas.
Uso mixto y compartido
Uso vehículo pooling, para que en lugar de asignar un vehículo a un solo colaborador, se crea un grupo de vehículos disponibles para ser utilizados por múltiples usuarios según la necesidad. Esto permite que el kilometraje se distribuya de manera más uniforme, evitando que un solo vehículo acumule un exceso masivo.
Vehículos de reserva (Buffer)
Mantiene un porcentaje de la flota como reserva ya que permite rotar los vehículos, planificación de rutas y pasando a un uso menos intensivo temporalmente.
Beneficios de la planificación y en el control de kilometraje
La planificación de kilometraje y el modelo de alquiler de carros en Costa Rica trabajan en conjunto para maximizar la eficiencia y minimizar la exposición financiera.
Beneficios de la planificación de Km
1. Reducción de costos de combustible y mantenimiento: Un menor kilometraje significa un menor número de servicios y menos desgaste de piezas críticas (llantas, pastillas de freno, cambios de aceite). Una buena planificación impacta positivamente en el costo total de propiedad (TCO).
2. Optimización de la vida útil del activo: Al controlar el uso, se asegura que los vehículos se mantengan en mejores condiciones al final del contrato, evitando la necesidad de reparaciones grandes o inesperadas y asegurando el mejor desempeño durante el período de uso.
Beneficios del alquiler en la gestión de kilometraje
La renta de flota ofrece ventajas específicas para el control del kilometraje que la compra o el leasing no ofrecen:
1. Flexibilidad y ajuste de contrato: Las empresas de alquiler como Adobe, permiten renegociar el plan anual flotas si los datos demuestran que el uso real será mayor o menor de lo estimado. Esta flexibilidad no existe en una compra o financiamiento.
2. Asesoría proactiva: El proveedor de renta tiene un interés directo en que el usuario no exceda el kilometraje (para facilitar la venta futura). Por ello, se ofrece asesoría y reportes periódicos, basados en la gestión de flota, para alertar al cliente cuando está proyectado a exceder el kilometraje límite, ayudando activamente a evitar sobrecostos de kilometraje.
Plan anual flotas. La estrategia administrativa
El plan de flotas es la hoja de ruta que el equipo administrativo debe seguir para controlar el uso vehicular así como el cálculo de kilometraje anual de autos corporativos.
Seguimiento mensual. La Regla del 12
La mejor manera de monitorear la gestión de los kilómetros de un vehículo es dividir el límite anual en 12 segmentos.
Ejemplo: Si el límite es de 30,000 km al año, el uso mensual promedio debe ser de 2,500 km.
Alerta temprana: Si en el mes 6, un vehículo ya ha recorrido 20,000 km (debería llevar 15,000 km), el gestor debe tomar medidas correctivas inmediatamente como asignar rutas, cambiar el vehículo a un uso compartido o iniciar la negociación para aumentar el kilometraje límite de la renta.
Incentivos y concientización del conductor
El factor humano es importante. Educar a los conductores sobre la importancia de la planificación de kilometraje les da poder para contribuir al ahorro.
Capacitación: Enseñar a los conductores a usar mapas GPS eficientes y a evitar rutas con desvíos innecesarios.
Métricas de desempeño: Integrar el cumplimiento del kilometraje en sus evaluaciones de desempeño. Un conductor que sistemáticamente evita evitar sobrecostos de kilometraje y sigue la ruta planificada debe ser recompensado.
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Preguntas Frecuentes
El riesgo principal es el cobro de cargos por exceso de kilometraje límite al final del contrato, lo cual puede afectar lo presupuestado, por esto, se recomienda un buen análisis y buena asesoría desde el principio.
La telemetría proporciona datos históricos exactos y verifica el uso real de cada vehículo por rol y por zona geográfica. Esto elimina las conjeturas, permitiendo al gestor de flotas estimar kilómetros con una precisión del 95% o más para la negociación de futuros contratos.
Debe contactar a su proveedor de renta. Un buen socio como Adobe puede ofrecer opciones como renegociar el contrato para aumentar el límite anual o permitirle cambiar el vehículo a un uso compartido (pooling) para frenar la acumulación de kilómetros.
La gestión de kilómetros vehículo es crucial para cualquier tamaño de flota. Para una PyME, un sobrecosto por exceso de kilometraje en uno o dos vehículos puede tener un impacto financiero mucho mayor en proporción que para una corporación grande. La planificación y análisis histórico de uso de vehículos es igualmente vital.
Sí, lo hace. El uso compartido distribuye el kilometraje total de la operación entre un grupo más grande de vehículos. Esto asegura que ningún vehículo individual, ni por error de asignación o por un aumento temporal de rutas, sobrepase el plan kilometraje flota y genere un sobrecargo.
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