Manual de políticas corporativas para el uso de vehículos

Este tipo de manual es un documento que establece términos, responsabilidades y procedimientos para el uso de vehículos, sean de propiedad o estén en arrendamiento. Se contempla desde la asignación, el uso, el mantenimiento y administración y se incluyen normas con el objetivo de garantizar el cumplimiento a nivel interno así como de la legislación, controlar el uso de la flota, velar por la seguridad de los usuarios, determinar sanciones y minimizar riesgos y responsabilidades para la empresa. 

En Adobe, entendemos la importancia de una gestión de flotas eficiente y segura. Por ello, hemos preparado esta breve guía que le ayudará a crear o mejorar el manual de políticas de su flota corporativa, asegurando el cumplimiento y optimizando el uso de autos.

En este artículo aprenderá a:

• Crear una guía base sobre temas importantes de un manual de uso de autos
• Establecer un reglamento de flotas claro para evitar incidentes.
• Proteger los activos de su empresa y minimizar los riesgos financieros y legales.
• Definir la normativa interna de flotas para garantizar un uso responsable.
• Crear una cultura de conducción segura entre sus usuarios.
• Mejorar la eficiencia y el control sobre su flota vehicular.

Los pilares de un manual exitoso

Un manual de políticas efectivo debe ser claro, completo y accesible. Su principal propósito es responder a todas las preguntas sobre el uso de los vehículos de la empresa.

1. Asignación y elegibilidad

El primer paso es definir a quién y en qué condiciones se le asigna un vehículo de la empresa. No todos los colaboradores necesitan o son aptos para usar un vehículo corporativo.

• ¿Quién es elegible?: La elegibilidad a menudo depende del puesto de trabajo. Por ejemplo, un director, un agente de ventas o un técnico de campo.

• Requisitos del conductor: Establecer requisitos mínimos, como tener una licencia de conducir válida, un historial de manejo limpio y/o pasar por alguna verificación interna. Este punto es clave para la normativa interna.

• Proceso de asignación: Debe describir cómo se solicita y se asigna un vehículo así como el tipo de vehículos y toda característica de este ya sea a través de un formulario, una aprobación de jefatura inmediata, o un sistema automatizado.

Un manual de uso de vehículos empresa debe estar alineado con la legislación laboral de Costa Rica para evitar conflictos legales.

2. Normas de uso y conducción

Este es quizás el pilar más crítico, ya que impacta directamente en la seguridad de los usuarios y en la reputación de la empresa.

Uso del vehículo

Define cuándo y para qué fines se puede utilizar el vehículo. ¿Está permitido el uso personal? ¿Hay restricciones de kilometraje? Un buen reglamento de flotas renting y de alquiler debe ser inequívoco en estos puntos.

Prohibiciones o restricciones 

Específica comportamientos limitados o inaceptables como conducir bajo la influencia de alcohol o drogas, fumar en el vehículo, el uso del celular, requerir autorización previa para viajes personales o fuera de un área geográfica, limitar el transporte de pasajeros o prohibir llevar a terceros, hasta temas sobre el transporte de personas en el área de carga (pick-up, paneles, camiones). 

Uso personal vs. uso de negocios

Si permite el uso personal del vehículo, debe aclarar si hay algún costo asociado, condiciones particulares u otros de control tales como un registro de kilómetros recorridos.

Responsabilidades del conductor

Se detallan las expectativas de comportamiento para el usuario. La conducción segura debe ser una prioridad.

• Documentación: El usuario debe asegurarse de que la licencia de conducir y la documentación del vehículo estén siempre actualizadas.

• Rangos de velocidad y cumplimiento de señalización: Refuerza la obligación de obedecer todas las leyes de tránsito, minimizando riesgos de accidentes.
• Proceso en caso de accidente: No puede faltar. Debe proporcionarse un protocolo sobre qué hacer en caso de un accidente, paso a paso sin omisiones.

Mantenimiento y cuidado del vehículo

Las políticas deben establecer claramente las responsabilidades del usuario en el cuidado del vehículo asignado.

• Mantenimiento preventivo y correctivo: Detalla la frecuencia de los servicios como cambios de aceite, rotación de llantas, revisiones de frenos, y otras inspecciones regulares. El usuario debe conocer su responsabilidad de revisión y dar aviso al proveedor o al encargado de flota cuando el vehículo necesita servicio. 

• Limpieza y estado general: Indicaciones claras fomentan la responsabilidad del usuario de mantener el vehículo limpio y en buenas condiciones.

• Reporte de daños: Debe ser un procedimiento establecido claro para reportar cualquier daño, por pequeño que sea, tan pronto como ocurra. La transparencia aquí es necesaria para el compliance de conducción empleados.

3. Gestión y monitoreo de la flota

Un manual de políticas sólo es efectivo si se complementa con una gestión activa. La tecnología moderna ofrece herramientas valiosas para este fin.

Sistemas de monitoreo

Muchos vehículos de flota hoy en día están equipados con sistema de gestión como GPS u otros. Sea claro sobre el propósito del monitoreo: Seguridad, eficiencia de rutas, y cumplimiento de la política corporativa.

• Privacidad: Establezca claramente que el monitoreo se realiza con fines laborales y que los datos personales de los usuarios no serán utilizados de forma indebida.
• Registro de kilometraje: Para las empresas que no usan GPS, el manual debe especificar cómo y cuándo los usuarios deben reportar su kilometraje. 

Si su empresa necesita una flota pero no quiere lidiar con la complejidad de la gestión, considera el alquiler o renting de vehículos corporativos. Es una solución flexible y sin complicaciones.

Regulaciones específicas: El “Qué” y el “Porqué” de las normas

Dentro de una cultura organizacional cada política tiene un propósito claro, proteger al usuario, a la empresa y a terceros. Un buen manual de uso de vehículos no solo dice “’¿qué hacer?”, sino también “¿por qué es importante hacerlo?” y claro “¿qué pasa si no se hace?”.

Con la creación de una política interna siempre es necesario indicar detalladamente tres aspectos: La norma, el contexto y la consecuencia.

La norma es para garantizar la seguridad, es una política estricta y no negociable. El contexto hace ver por qué se debe cumplir con la norma y la consecuencia será el cómo se gestionará un incumplimiento a la norma.

Ejemplos:

Del uso de alcohol y drogas

• La Norma: El manual indica que se prohíbe categóricamente la conducción de vehículos de la empresa bajo la influencia de alcohol, drogas (legales o ilegales) que afecten la capacidad de conducción.

• Contexto: La Ley de Tránsito en Costa Rica indica que “…conducir con una concentración de alcohol en sangre superior a 0,75 gramos por litro es un delito penal, sancionado con penas de prisión de uno a tres años y la inhabilitación para conducir y concentraciones menores pueden conllevar multas elevadas y la suspensión de la licencia”…

• La Consecuencia: Una violación de esta política no solo pone en riesgo la vida del usuario y de terceros, sino que también expone a la empresa a responsabilidades legales, demandas costosas y un daño irreparable a su reputación. La sanción interna es severa, llevando hasta la terminación inmediata de la relación laboral.

Restricciones de velocidad y uso de teléfonos móviles

• La Norma: El manual debe reforzar la seguridad vial y el respeto a los límites de velocidad y la prohibición de usar teléfonos móviles mientras se conduce.

• Contexto: La normativa promueve la conducción segura. Reducir la velocidad y no usar el celular disminuye el riesgo de accidentes.

• Consecuencia: El uso indebido o irresponsable de los vehículos podría causar accidentes desde leves a graves con consecuencias legales y financieras para el conductor así como otras internas llevando hasta la terminación inmediata de la relación laboral

Control de combustible y kilometraje

El manual debe contemplar y mantener actualizadas las formas de implementación de sistemas para el control de combustible para una política de flotas eficiente. Esto puede incluir el uso de tarjetas de combustible exclusivas, la obligación de reportar el kilometraje en cada recarga o el uso de telemetría para monitorear el consumo de combustible y las rutas.

Canales de denuncia

Una buena política de vehículos corporativos siempre contempla los canales para que los usuarios tengan acceso completo a sus obligaciones y derechos. Ofrecer canales efectivos permite mejorar la satisfacción interna del usuario ante casos de violaciones de la política u otros que puedan presentarse.  

Sanciones y consecuencias

Las políticas sin consecuencias son solo sugerencias. El manual debe detallar qué sucede si un usuario viola las reglas.

• Faltas leves: Aquellas que no generen una consecuencia que implique una pérdida financiera, de reputación, o legalmente menos significativa, entre otros, cuyas sanciones sean de advertencia verbal o escrita. Por ejemplo, no reportar un daño menor a tiempo, no mantener el vehículo limpio.

• Faltas graves: Aquellas que sí generan una consecuencia que implique una pérdida financiera, de reputación, o legalmente significativa, cuyas sanciones sean la suspensión del derecho a usar el vehículo, terminación del empleo, o acciones legales. Por ejemplo, conducir bajo la influencia del alcohol, uso no autorizado del vehículo, darse a la fuga luego de un accidente de tránsito, etc.

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Ejemplos y casos prácticos

Caso de estudio 1: El incidente del kilometraje no autorizado

• Situación: Un usuario toma el vehículo de la empresa para sus viajes personales de fin de semana, excediendo el kilometraje estipulado en la política.
• Problema: La empresa recibe una factura de mantenimiento y combustible más alta de lo esperado.
• Solución: Gracias a que la política de la empresa establecía un claro reglamento sobre el uso personal y el monitoreo, la empresa pudo identificar el uso no autorizado. El usuario es notificado, se le dio una advertencia escrita y se le cobró el costo de los kilómetros adicionales.
• Lección: La claridad en el manual y el monitoreo adecuado evitan abusos y protegen los autos de la empresa.

Caso de estudio 2: El accidente sin reporte

• Situación: Un usuario se ve involucrado en un accidente menor. No reporta el incidente a la empresa por miedo a las consecuencias.
• Problema: El asegurador o proveedor de alquiler no es notificado a tiempo, complicando el proceso de reclamación de la póliza de seguro y aumentando los costos de reparación para la empresa.
• Solución: El manual tenía una sección detallada sobre qué hacer en caso de un accidente. Aunque el usuario no lo siguió, la empresa pudo usar el protocolo para tomar control de la situación una vez que el daño fue descubierto. La consecuencia fue una advertencia escrita al usuario y el cobro de los costos según protocolo de seguridad para el compliance.
• Lección: Un protocolo claro es una herramienta vital de gestión de riesgos, incluso cuando no se sigue al pie de la letra, su existencia y el conocimiento de esta permiten mitigar los daños. 

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Preguntas Frecuentes

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