Gestionar una flota de vehículos, ya sea propia o mediante un servicio de alquiler, es una responsabilidad significativa. No basta con tener los autos; es necesario establecer reglas claras y precisas sobre su uso. Aquí es donde el acuerdo de uso se convierte en su mejor aliado. Un documento bien estructurado no solo previene malentendidos y conflictos, sino que también protege a la empresa de riesgos financieros y legales.
¿Por qué cada flota necesita un acuerdo de uso interno?
Tener un contrato interno flotas va más allá de la formalidad. Es una herramienta esencial para la prevención y la claridad, que establece las bases de una relación de confianza y responsabilidad entre la empresa y sus colaboradores.
- Delimitación de responsabilidades: Define quién es responsable de qué, desde el mantenimiento hasta los daños y las multas.
- Reducción de riesgos: Minimiza los incidentes de uso indebido, reduciendo costos de reparación y seguros.
- Beneficios para colaboradores: Pueden ser un beneficio atractivo, ya que el colaborador puede usar el vehículo de forma personal si el contrato lo permite.
- Cumplimiento legal: Sirve como respaldo legal en caso de disputas o accidentes.
Más allá del contrato: ¿Cómo un acuerdo de uso interno de flotas protege a su empresa en Costa Rica?
Cláusulas esenciales
Un acuerdo de uso vehículo empresa debe ser un documento integral que cubra todos los escenarios posibles. Estas cláusulas son el esqueleto de su política interna.
Perfil del conductor autorizado
La primera y más importante sección debe detallar quién está autorizado a conducir los vehículos de la empresa.
Requisitos de licencia: Especifica que el conductor debe tener una licencia de conducir habilitada y vigente para el tipo de vehículo que conducirá. Es necesario verificar este punto regularmente. No contar con documentos autorizados puede traer problemas en los reclamos de pólizas de seguro y hasta en la detención del vehículo por parte de autoridades.
Perfil conductor corporativo: Define las características esperadas del conductor, como tener curso de seguridad vial, un buen historial de manejo y completar cualquier formación obligatoria en manejo defensivo que la empresa designe.
Delimitación del uso del vehículo
Esta sección es crucial para evitar el uso no autorizado y los costos asociados.
Uso permitido: ¿Se puede usar el vehículo sólo para fines laborales, o también para uso personal limitado? ¿El uso será por un período determinado? Esta cláusula debe ser muy específica sobre todo con el detalle para los planes de Company Car asignados para puestos clave.
Restricciones de uso: Es necesario determinar que se prohíbe explícitamente durante el uso del vehículo. Por ejemplo actividades ilícitas, de alto riesgo o en áreas no autorizadas.
Kilometraje permitido flota: Establece un límite de uso de ser necesario, especialmente si el vehículo se utiliza para fines personales o si está bajo un esquema de alquiler o renting que cobran por kilómetro recorrido extra. Una política de kilometraje clara ayuda a controlar los costos de depreciación y mantenimiento.
Los contratos deben detallar la asignación, uso permitido, mantenimiento preventivo, gestión de seguros y cualquier otro aspecto relevante.
Caso de uso
Empresa de servicios técnicos
Problema: La falta de un acuerdo de uso vehículo empresa llevó a un colaborador a usar un vehículo de la flota para un viaje personal de fin de semana, incurriendo en altos costos de kilometraje y combustible.
Solución: La empresa implementó un contrato para uso de flotas que limitaba el uso a fines laborales. La cláusula de kilometraje permitido estableció un control estricto, y el uso personal del vehículo se prohibió, resultando en un ahorro de costos de mantenimiento y combustible.
Gestión de la responsabilidad y los costos
La responsabilidad uso renting, alquiler y de vehículos propios es un tema central que debe abordarse de forma clara en el acuerdo para evitar sorpresas y disputas.
Responsabilidad en caso de accidentes e infracciones
Un incidente vial puede generar costos significativos si la responsabilidad no está definida.
- Procedimiento en caso de accidente: El acuerdo debe detallar los pasos a seguir: notificar de inmediato a la empresa, reportar a las autoridades y no aceptar culpabilidad.
- Daños y reparaciones: ¿Quién paga por los daños? El acuerdo debe especificar la responsabilidad uso, detallando si el conductor es responsable de un deducible o del costo total de las reparaciones en caso de negligencia.
- Multas e infracciones de tránsito: Es fundamental aclarar si las multas de tránsito son responsabilidad del conductor y si la empresa puede descontarlas de su pago mensual o facturarlas.
Mantenimiento y control de costos
Un buen contrato interno también abarca la operación diaria y el mantenimiento del vehículo.
- Obligaciones del conductor: Detalla las responsabilidades del conductor, como revisar los niveles de fluidos, la presión de los neumáticos y reportar cualquier anomalía de inmediato.
- Gestión de combustible: Establece si el combustible será pagado con tarjeta de la empresa, reembolso o si el conductor es responsable.
Caso de uso
Corporación de tecnología
Problema: Un colaborador sufrió un accidente menor en un vehículo de alquiler y, al no saber el procedimiento, no reportó el incidente a tiempo al proveedor lo que resultó en un cargo adicional por la demora en el reporte.
Solución: La empresa agregó una cláusula de responsabilidad uso alquiler al acuerdo interno, detallando en políticas prevención accidentes los pasos a seguir y el plazo de notificación. Esto aseguró que en el futuro, los incidentes fueran gestionados de manera oportuna y sin cargos adicionales.
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La ventaja de los acuerdos en flotas
Compañías de servicios, ventas, logística o tecnología suelen usar vehículos de empresa y sus respectivos contratos internos. Cuando se opta por el renting o el alquiler corporativo, el acuerdo de uso vehículo empresa toma una relevancia adicional.
Aunque la empresa de alquiler es la propietaria legal, el acuerdo interno es lo que regula la relación con el usuario final, es decir, su colaborador.
Los contratos de uso, permiten a la empresa mantener un control sobre su flota, ya sea de vehículos propios o de vehículos en régimen de alquiler o renting.
Alineando el acuerdo interno con el contrato de arrendamiento
Su contrato interno debe ser un reflejo de los términos del contrato con el proveedor de alquiler para evitar contradicciones.
- Límites de uso: Si el contrato de alquiler tiene un límite de kilometraje, el acuerdo interno debe replicar o incluso ser más restrictivo para evitar costos adicionales.
- Reporte de incidencias: El acuerdo interno debe exigir que los conductores reporten cualquier incidente de inmediato para que la empresa pueda cumplir con los plazos de reporte de la empresa de alquiler.
- Responsabilidad uso alquiler: Aclara que, aunque el vehículo no es de la empresa, el colaborador sigue siendo responsable de su buen uso y su cuidado.
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Preguntas Frecuentes
Es un documento legal interno que establece las políticas, responsabilidades y reglas para el uso de los vehículos de la flota de una compañía por parte de sus colaboradores. Define claramente los términos de uso para proteger a ambas partes.
No. Un contrato de arrendamiento (alquiler o renting) es entre la empresa de alquiler y su empresa. En este contrato se pactan servicios a cambio de la cuota mensual de alquiler. El acuerdo de uso interno de vehículos es un contrato entre su empresa y los colaboradores para regular su conducta y responsabilidad del uso de vehículos.
El perfil conductor es un conjunto de requisitos y expectativas que la empresa establece para sus colaboradores que tienen acceso a los vehículos, como tener una licencia válida, un buen historial de conducción y la participación en programas de formación y protocolos seguridad flota.
El kilometraje permitido puede basarse en la ruta habitual del colaborador o en un promedio semanal o mensual. El objetivo de este compliance flotas corporativas es controlar el uso excesivo del vehículo para fines personales y evitar cargos adicionales con proveedores de arrendamiento por sobrepasar el kilometraje contratado.
El acuerdo de uso se rige por las normas de conducción empresa y debe incluir las consecuencias por incumplimiento que pueden ir desde una sanción administrativa hasta la suspensión del derecho a usar el vehículo, y en casos graves, la terminación del contrato laboral.
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